الهيكل الاداري

الهيكل الاداري

النظام الأداري أو الهيكل الاداري للأكادمية ، يتكون عادةً من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين بالاكادمية والقيام بعمليات التنسيق والإشراف، وهو بالضرورة مُوجه نحو تحقيق أهداف الأكادمية والتنظيم.كما يُمكن اعتبارها أيضاً بكونها منظار للأفراد اتجاه اكادميتهم والبيئة المحيطة لهم.

رؤية الامانة:-
توفير الدعم المادى والقوة العاملة لدفع الحركة الاكاديمية
رسالة الامانة:
تعتبر أمانة الشؤون الإدارية والمالية إحدى الإمانات الرئيسية في الإدارة العامة ومناط بها جملة من المهام الأساسية التي يحددها النظام الأساسي الداخلي والهيكلي للاكاديمية ويترأسها المدير الادارى والمالى وتضم قسمين رئيسيين هما قسم الشؤون الإدارية، قسم الشؤون المالية ويمكن باختصار إيجاز الاهداف الأساسية لهذه الامانة على النحو المبين أدناه
الاهداف :
(1) تولى مسؤولية إنجاز كافة الأعمال الإدارية والمالية والمحاسبية والحرص على تنفيذها وفقاً للأنظمة واللوائح المعتمدة في الاكاديمية .[/b]
(2) الحرص على تطبيق الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية المعتمدة في الاكاديمية والعمل على تطويرها بما يتماشى والتطورات الحاصلة فى المجال الاكاديميى ، وبما يساعد في تحقيق الرؤى المستقبلية والمساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية التي برمجتها الاكاديمية في هذا الشأن.
(3) العمل على تنمية موارد الاكاديمية وتنوع مصادرها والمحافظة على ممتلكاتها واستثمار أموالها بالشكل الأمثل.
(4) اتخاذ الإجراءات اللازمة لاقتناء الأجهزة والمعدات الضرورية لإنجاز أنشطة الاكاديمية وبرامجها والتأكد من استخدامها الاستخدام الأمثل وذلك بما ينسجم مع الانظمة التعليمية .
(5) العمل باستمرار على وضع الشروط والضوابط الخاصة بملء الوظائف الشاغرة المعلن عنها من قبل الاكاديمية وذلك بغية استقطاب أفضل العناصر البشرية المؤهلة والمدربة للعمل الاكاديمى.
(6) التنسيق مع الإمانات والمكاتب والأقسام المختلفة بالاكاديمية بشأن توفير أفضل ظروف التهيئة والإعداد للمناسبات والاجتماعات والأنشطة والمهام التي تنفذها الاكاديمية
(7) إعداد الميزانيات وإدارة الأداء باساليب متعددة لتطوير وتشجيع الجودة داخل الاكاديمية. مراقبة لطرق أداء الأعمال والسعى دوما إلى تطوير طرق الأداء وتحسينها.
(8) إدارة شئون الافراد وخفظ سجلاتهم ومتابعتها
واللجان التابعة لامانة الشئون المالية والإدارية هى:
(1) لجنة الصيانه
(2) لجنة الامن والسلامه
(3) لجنة النظافه والبيئة الجامعيه
(4) لجنة المخازن
(5) لجنة الحسابات
(6) لجنة المشتروات

رؤية الامانة:
ربط أكاديمية العلوم الهندسية داخليا وخارجياً، لوصول الاكاديمية إلى مستوى يحتذي به في العلاقات العامة على مستوى التعليم العالي في السودان
رسالة الامانة :-
زيادة وتفعيل العلاقات الداخلية مع الجامعات والمؤسسات التعليمية لتحقيق أهداف الكلية ، وبما ينسجم مع توجيهات وسياسة الاكاديمية. يلتزم مكتب العلاقات العامة بأن يوفر كافة الإمكانيات المتاحة لتنشيط العمليات الاتصالية الإنسانية والاجتماعية التى يمكن استخدامها في تفعيل المناسبات والندوات والمؤتمرات
أهداف الأمانة:
(1) التعريف بالأكاديمية واهدافها وبرامجها وتخصصاتها وطرح رؤاها وفلسفتها للمجتمع الخارجى.
(2) تسليط الضوء على المواهب والابداعات والانشطة الطلابية المختلفة بالأكاديمية.
(3) ربط الأكاديمية بالمجتمع الخارجى وذلك بأقامة الانشطة والبرامج التى تخدم قضاياه.
(4) ربط مجتمع الأكاديمية الداخلى بتنفيذ البرامج التى من شأنها العمل على تقوية العلاقات فيما بينهم.
(5) تقوية أواصر الأخوة والصداقة مع المؤسسات الشبيه والمؤسسات ذأت الصلة.
(6) المشاركة في أعمال القبول والتسجيل
(7) مشاركة الأقسام في تقديم الضيافة لتفعيل نشاطهم
(8)المتابعة والتنسيق والإشراف المباشر والتجهيز للحفلات والندوات والاجتماعات الخاصة بالكلية
(9)استقبال مراجعات الكلية والرد على استفساراتهن فيما يخص مكتب العلاقات العامة
(10)متابعة الصحف المحلية اليومية وخاصة المتعلقة بأخبار الاكاديمية
أقسام العلاقات العامة والاعلام:
(1) قسم العلاقات العامة:
أ‌. منتدى الاكاديمية الشهرى:- هذا المنتدى يقام شهرياً بالاكاديمية ومن أهدافه ربط الاكاديمية بالمجتمع الخارجى.
ب‌. مكتب الخريجيين:- ربط الخريجيين بالاكاديمية ومعرفة أخبارهم والمعلومات عنهم ومساعدتهم فى وجود فرص عمل وربطهم بالملتقى الشهرى الذى سيقام بالاكاديمية
ج. تنمية المجتمع:- يقوم هذا القسم بتنمية وتطوير ومساعدة المجتمع وذلك باقامة كورسات ودورات تدريبية كذلك يقوم هذا القسم بتقديم المحاضرات العامة والندوات التى تساهم فى تثقيفهم وتوعية المجتمع.
(2) قسم المعلومات والتوثيق:- يشمل هذا القسم المعلومات التى تخص الاكاديمية ويوثقها بالتقنية الحديثة ويشمل الاتى:
أ. الارشيف الصحفى
ب. الفيديو والفوتغراف
ج. الموقع الالكترونى
(3) قسم الاعلام والاتصال :- يختص هذا القسم بتوعية المجتمع بكل أنشطة وفعاليات الاكاديمية ويشمل الاتى:
أ. الاعلام الداخلى(البورتات الاعلانية ، الدعوات الداخلية، رسائل الوسائط)
ب. الاعلام الخارجى(مقرؤ ، مرئى، الاصدارات)
ج. المراسم والبرتكولات: ويهتم هذا القسم بتقديم كل مايتعلق بالاتى:
1. الضيافة
2 . الخدمات
3. الدعوات الخارجية

الهيكل الإداري لأمانة العلاقات العامة و الإعلام

اللجان التسيرية لأمانة العلاقات العامة والاعلام:-
(1) لجنة الاعلام الخارجى(الاذاعة الداخلية _البورتات الاعلانية_رسائل الوسائط)
(2) لجنة الاعلام الداخلى( المسموع_المرئى_المقرؤ)
(3) لجنة المراسم والبورتكولات(تشمل الاستقبال _الضيافة _ الخدمات )
(4) لجنة المنتدى الثقافى الفكرى الهندسى
(5) لجنة مكتب الخريجيين

رؤية الامانة:
خلق الانسان الصالح المؤمن بالقيم العليا .
رسالة الامانة:
بناء شخصية متكاملة روحياً وثقافياً وأكاديمياً واجتماعياً ورياضياً،صقل شخصية الطالب وتنمية قدراته الإبداعية ،المساهمة في تخريج كوادر فاعلة ذات قدرة واعدة ،تدريب الطالب علي تحمل المسئولية والالتزام حتى يكون أداة فاعلة في تنمية المجتمع .
أهداف الامانة:
(1) إستكشاف إمكانيات وقدرات الطلاب في المجالات العلمية والثقافية والفنية والرياضية والأدبية والاجتماعية والعمل علي تنميتها وتوظيفها .
(2) الأشراف الكامل علي جمعيات الطلاب بالأقسام والتشاور مع الإدارة في كيفية دعمها حسب أنظمة الأكاديمية .
(3) السعي لحل مشاكل الطلاب و المساعدة في حل المشاكل المادية والإجتماعية والنفسية التي تعترض الطلاب وذلك بالتنسيق مع ادارة الأكاديمية والأجهزة ذات الاختصاص مثل الصندوق القومي لدعم الطلاب والإدارة العامة للنشاط الطلابي بوزارة التعليم العالي وغيرها
(4) تقديم خدمات صحية ووقائية للطلاب .
(5) أعداد ملف لكل طالب عند قبوله بالأكاديمية
(6) تقديم خدمات الرعاية والتوجيه والإرشاد النفسي لمعالجة الإحباط الذي يصيب الطالب ويجعله عاجزاً عن مواكبة المتطلبات الأكاديمية وذلك عن طريق مقابلة الطلاب وعمـــل الاستبيانات لمعرفة مشاكل الطلاب وإقتراحاتهم لحل مشاكلهم .
(7) المتابعة والأشراف علي مرافق الخدمات الطلابية بالتنسيق مع لجنة العطاءات وادارة الأكاديمية .
(8) مشاركة أولياء الامور في وضع خطط واستراتجيات الأمانة ويتم ذلك عن طريق مجلس الاسرة .
(9) الاشراف الطلابى وينقسم الى قسمن رئيسين:
1- المشرف التربوى Educational Super visor
2- المشرف الاكاديمى Academic Super visor
يعتبر كل من الإشراف الأكاديمى والأشراف التربوى الجهة الوحيدة التى يلجا اليها الطالب لمعالجة قضاياه العالقة داخل الاكاديمية، ويقع على عاتق الإشراف الطلابى المهام التالية :
مساعدة الطالب فى ادراك اللائحة الاكاديمية.
تحفيز الطالب للنجاح والتميز.
متابعة الطالب ومساعدته فى رفع معدله التراكمى.
التاكد من انتظام الطالب فى الدراسة بالصورة المطلوب
يعتبر الاشراف الطلابى حلقة وصل بين منسق البرنامج والطلاب.
يعمل مع المشرفين عدة مرشدين من الاساتذة داخل الأكاديمية

الهيكل الأداري لأمانة شئون الطلاب:

وتستعين أمانة شئون الطلاب على أداء أعمالها على اللجان التالية :-
(1) لجنة متابعة خدمات الطلاب
(2) لجنة التنسيق
(3) لجنة الرسوم الدراسية
(4) لجنة النظام والسلامة
(5) لجان الجمعيات
(6) اللجنة الاستشارية لمجلس الاسرة

قنوات الإتصال والإرشاد لطلاب الأكاديمية
تهتم أكاديمية العلوم الهندسية إهتماماً بالغاً بقضايا وإشكاليات الطلاب داخل الأكاديمية وتضع الموجهات اللازمة لحل الإشكاليات الأكاديمية والنفسية للطلاب،وبذا خطت الأكاديمية قنوات إتصال فاعلة لخدمة قضايا الطلاب فى أسرع وقت وتتمثل هذه القنوات فى التالى:-
(1) فى حالة الاستفسار عن مادة أكاديمية التوجه الى أستاذ المادة
(2) فى حالة أكاديمية عامة التوجه الى:
– المشرف الاكاديمى بالنسبة لطلاب السنة الاولى والثانية
– مشرف الفرقة بالنسبة لطلاب السنة الثالثة والرابعة والخامسة
– فى الحالة المستعصية الرجوع الى منسق البرنامج
– إستفسار عن حالة نتيجة مراجعة منسق البرنامج
(3) بالنسبة لشئون الرسوم الدراسية يراجع الطالب مسجل الاكاديمية فقط
(4) فى حالة تربوية أو يتوجه الطالب الى المشرف التربوى الذى ينظر فى الحالة النفسية والاجتماعة للطالب وعلاقاته بالمجتمع الخارجى والداخلى

 مهام إدارة ضبط الجودة
رؤية إدارة ضبط الجودة :

تسعي إدارة ضبط الجودة لضمان جودة عالية في جميع الممارسات التعليمية والبحثية والإدارية في الاكاديمية بالاستفادة القصوى من كل إمكانيات الاكاديمية ومواردها وبمشاركة جميع العاملين في الاكاديمية لمقابلة حاجات الاداء الاكاديمي ومتطلباته وفقا لمعايير جودة التعليم.
رسالة إدارة ضبط الجودة:-
تتمثل رسالة الادارة فى مفهوم الجودة الشاملة في التعليم وهذا المفهوم له بعدان أحدهما مادى والآخر معنوى . فالجودة معناها المادى يعنئ التزام مؤسسات التعليم العالى بتطبيق معايير محددة وموثقة في الاطر الأساسية وهى وفقأ لترتيب الأهمية:
المعايير

الإطار

م
(1) التخطيط الإستراتيجي
(2) الرؤية
(3) الرسالة
(4) الأهداف
(5) الخطط التنفيذية

الإطار المؤسسي

(أ)
(1) النظم و اللوائح
(2) الهياكل التنظيمية و الوظيفية
(3) المجالس
(4) اللجان
(5) القيادة
(6) العلاقات الخارجية
(7) الخدمات الإجتماعية
(8) الموارد المالية و الإدارية

إطار الحوكمة و الإدارة

(ب)
(1)المواقع و المساحات
(2) المنشأت وتجهيزها
(3) تقنية المعلومات و الإتصالات

إطار البنى التحتية

(ج)
(1) الموارد البشرية
(2) أعضاء هيئة التدريس
(3)مساعدي التدريس
(4) الموظفين و المدرسين الفنيين

إطار الموارد البشرية

(د)
(1) القبول و التسجيل
(2) امانة شئون الطلاب
(3) الخريجين

إطار الطلاب الخريجين

(هـ)
(1) البرامج الدراسية
(2) المقررات الدراسية
(3) الإرشاد الأكاديمي
(4) المكتبات

إطار مصادر التعليم و التعلم

(و)
(1) إدارة البحث العلمي
(2) تمويل وتسويق البحث العلمي
(3) برامج البحث العلمي
(4) أمانة الدراسات العليا

إطار البحث العلمي و الدراسات العليا

(ع)
(1) إدارة خدمة المجتمع
(2) برامج خدمة المجتمع

إطار خدمة المجتمع

(غ)
(1)الطالب:
وتتمثل هذه المعايير بالنسبة للطالب في :

معدلات القبول ومعدلات الترفيع المتدرج ثم معدلات الكفاءة في استخدام الموارد المادية ومعدلات الفاعلية ومعدلات المهارات المختلفة عند دخول المؤسسة وعند خروجه منها .
(2)المناهج العلمية أو المنهجية :

وهما وجهان لعملة واحده وتتمثل المعايير والإعتمادية الخاصة بالمناهج ومعدلات التتبع ثم معايير الإمتحانات .
(3)المعلمون:

والمعايير الواجب تطبيقها فيما يخصهم هى شروط الانتقاء والتعيين ومعايير الترفيع والتحفيز المادى والمعنوى .
اما الوجه المعنوى للجودة فيرتكز على مشاعر أو أحاسيس متلقي الخدمة التعليمية كالطلاب وأولياء أمورهم والمجتمع كزبائن لهم إحدى الخدمات الأساسية وكيفية ارضائهم وكسب ثقتهم وزيادة ولائهم .
أهداف إدارة ضبط الجودة :
1. ابراز مفهوم وأهداف الجودة في أكاديمية العلوم الهندسية
2. التعرف على معايير الجودة في أكاديمية العلوم الهندسية
3. ايضاح مراحل وفوائد تطبيق الجودة باكاديمية العلوم الهندسية .
4. التعرف علي متطلبات تطبيق نظم الجودة بأكاديمية العلوم الهندسية .
إن البدء بتطبيق النظم في نماذج علمية يتم بتحقيق الخطوات الآتية:

* تنظيم الاعمال اليومية من خلال إجراءات موثقة وعمليات محددة مع التدقيق الدورى والفحص المستمر لتلك الاعمال
* محاولة التقليل من التكاليف المادية للتطبيق .
* انشاء ادارة متخصصة للتخطيط لتطوير التعليم بالاكاديمية . وتوضيح اهدافها ووسائل عملها وابتكار آليات للتطوير والتحسين والتحديث في التعليم بالاكاديمية .
* دراسة الوضع الحالى والبداية التمهيدية لتطبيق نظم ادارة الجودة الشاملة في أكاديمية العلوم الهندسية .
أ / خطوات تطبيق نظام الجودة :

1. تبنى الإدارة العليا لتطبيق الجودة
2. التوعية ونشر مفهوم الجودة
3. دراسة اتجاهات العاملين نحو تطبيق الجودة
4. تقييم وتشخيص الوضع الحالي
5. الاعداد والتهيئة داخل المؤسسة
6. بناء وتكوين لجان العمل وتحديد منهجية عملها
7. حصر جميع العمليات القائمة وتحديد الخطوات الاجرائية لها
8. تخطيط وتوثيق شامل لنظام الجودة
9. تطبيق نظام إدارة الجودة
10. التدقيق الداخلي
الهيكل الإداري لإدارة ضبط الجودة

مهام المجلس العلمي للاكاديمية
حسب منطوق قانون وزارة التعليم العالي والبحث العلمي يتكون هذا المجلس من أساتذة أكفاء من داخل الاكاديمية وخارجها وذلك للمساهمة في تقييم الاداء الاكاديمي وإجازة نتائج الامتحانات وضبط العمليه التدريسية بوضع اللوائح والقوانين الأكاديمة الداخلية.

 مهام رئيس الاكاديمية:
رئيس الاكاديمية هو المسئول العلمى والتنفيذى الاول عن أداء الاكاديمية ، والعمل عل تحقيق أغراضها ويلتزم فى ذلك بالنظم واللوائح السارية وسياسات مجلس الاكاديمية ويكون مسئولا لدى مجلس الامناء ، وتتمثل مهام رئس ال؟أكاديمية حسب منطوق التعلم العالى والبحث العلمى فى الاتى:-
1. رئيس الاكاديمة هو المسئول العلمى والتنفيذى الاول عن أداء الاكاديمية ، والعمل عل تحقيق أغراضها ويلتزم فى ذلك بالنظم واللوائح السارية وسياسات مجلس الكلية ويكون مسئولا لدى مجلس الامناء مع عدم الاخلال بعموم ماتقدم ، وتكون له الاختصاصات والسلطات الاتية :-
2. العمل على ترشيد الاداء العلمى والتربوى والادارى والمالى بالاكاديمية وتجويد مفهوم إدارتها وأساليبها وابتداع الوسائل والطرق التى تكفل الاستغلال الامثل لامكانيتها وفقاً للسياسة التى يحددها مجلس الامناء.
3. الحفاظ على النظام بالاكاديمية.
4. رئاسة مجلس الاساتذة واللجان المنبثقة عنه ، ولجان تعيين أعضاء هيئة التدريس وترقيتهم وأى لجان أخرى وفقاً للنظم الاساسية الموضوعة او المجازة بواسطة مجلس الامناء.
5. تمثيل الاكاديمية والتحدث باسمها أمام الهيئات والجهات الاخرى.
6. تقديم تقرير سنوى شامل لمجلس الامناء عن أداء الاكاديمية العلمى والادارى والمالى
7. التقدم لمجلس الامناء بطلب لاصدار النظم الاساسية كما يجوز لرئيس الاكاديمية أن يطلب من مجلس الاساتذة استصدار اللوائح إذا لزم الامر ذلك.
8. يكون له الحق فى تكليف من يراه مناسباً بكل المهام الموكله اليه والسلطات أو جزئا منها

 مهام مجلس الأكاديمية:
هو مجلس إداري بحت تتمثل مهامه في وضع الضوابط الادارية التي تقوم عليها فلسفة الاكاديمية فهو منوط بتوفير الجو الملائم السليم للاستيعاب وتهيئة المناخ الصالح للطلاب يتكون هذا المجلس برئاسة رئيس الاكاديمية وعضوية امُناء الامانات والمنسقين لوضع الاسس المتقدمة في كيفية الاداء السليم لتلافي الاخطاء. يسعى مجلس الكلية لتحقيق أغراض الكلية الاتية:-

1. أقتراح السياسات والخطط الرامية الى لتطوير الاكاديمية وتجويد أدائها علمياً وتربوياً وادارياً ومالياً وتحديث طرق عملها وأساليبها لاجازتها بواسطة مجلس الامناء
2. مناقشة مقترحات الميزانية السنوية للاكاديمية ورفعها لمجلس الامناء. إنشاء الاقسام والمؤسسات الاستثمارية والغائها وتحديد أماكنها داخل الاكاديمية أو رفع توصية لمجلس الامناء لتحويلها لاى جامعة أخرى وقبول انتساب الكليات والمعاهد ومنح أعضائها حق التمتع بأى من مزايا الكلية.
3. التوصية لدى مجلس الامناء بشأن وضع الشروط والنظم للمؤهلات العلمية المطلوبة لقبول للدراسات بالاكاديمية المطلوبة لقبول الطلاب للدراسات العليا .
4. تحديد أعداد الطلاب وتخصصاتهم الدراسية مع توفير الامكانات اللازمة لذلك فى االاطار التى يوصى به مجلس الامناء.
5. وضع سياسة المصروفات الدراسية والرسوم التى يوصى بها لمجلس الامناء.
6. وضع سياسة إنشاء الوظائف التى يعين فيها العاملون أو الغاء تلك الوظائف واقتراح الشروط التى يتم بمقتضاها التعيين والترقى والمحاسبة ورفعها لمجلس الامناء.
7. رفع التقرير السنوى عن الاداء العلمى والادارى لمجلس الامناء.
8. تنظيم حسابات الاكاديمية والتأكد من وجود دفاتر صحيحة لتلك الحسابات تقيد فيها كل الاموال التى تتسلمها الاكاديمية والاموال التى تصرفها واصولها وخصومها لكى تعطى هذه الدفاتر صورة صحيحة عن حالتها المالية وتوضح معاملاتها وفقا للوائح.
9. منح الجوائز غير العلمية للأشخاص الذين اهلاً لذلك وفقاً للوائح.
10. إصدار النظم الاساسية واللوائح اللازمة للقيام بأعماله وتنفيذ اختصاصاته وممارسة سلطاته وفقاً للوائح، ويعمل بتلك النظم واللوائح من تاريخ توقيع رئيس مجلس الامناء.
11. تفويض أى من سلطات الانشاء والالغاء ، واصدار النظم الاساسية واللوائح لرئيسه أو أى من لجانه.
12. تكوين لجان مؤقتة لتعينه فى اداء واجباته متى ما رأى ذلك ضرورياً

مهام مجلس الأمناء
يتكون المجلس حسب منطوق قانون التعليم العالي والبحث العلمي من داخل الاكاديمية وخارجها من اصحاب الكفاءات العالية في المجالات الاقتصادية والاجتماعية والتقنية وهو السلطة العليا للاكاديمية والمشرف على شئونها العلمية والادارية والمالية وعليه أن يتخذ من التدابير مايراه مناسباً لتحقيق أهداف الاكاديمية،وعليه العمل على الاتى:
* الخطط والسياسات العامة للكلية والتى تعد وترفع له بواسطة مجلس الكلية.
* إجازة الميزانية السنوية للكلية والتى يقدمها له مجلس الكلية.
*السعى لخلق علاقات وطيدة لترقية وتطوير الاداء بالكلية على الصعيدين الداخلى والخارجى .
* تحديد أسس القبول ومنح الدرجات العلمية .
* إجازة الهيكل الوظيفى للكلية وشروط خدمة العاملين
* تفويض أى من سلطاته وإصدار النظم الأساسية واللوائح لرئيسه أو لمجلس الكلية

مهام مجلس الأسرة
ابتكرت الاكاديمية هذا المجلس إيماناً منها بالدور الفاعل الذي تلعبه الاسرة في العلمية التربويه والتعليميه من خلال المشاركة في وضع الخطط والاستراتيجيات التي تخص الطلاب خاصة من الناحية السلوكيه الي جانب اطلاع الأسر علي الجانب العلمي للطلاب ومشاركه الاكاديمية في تزليل الصعاب التي تواجه الطلاب ووضع الحلول المناسبه لها.